Faaliyet raporu, bir kurumun bir hesap dönemindeki ticari ve mali faaliyetlerini kapsayan rapordur. Faaliyet raporu, Türk Ticaret Kanunu’nun 327. maddesi uyarınca anonim şirketlerde idare meclisinin her iş yılı sonunda şirketin ticari, mali ve iktisadi durumunu ve yapılan işlemlerin özetini göstermek amacıyla hazırlanmakla yükümlü oldukları yıllık bir rapordur.
Faaliyet Raporunu Kimler Yapar?
Yıllık faaliyet raporu tüm sermaye şirketlerince düzenlenmek zorundadır. Bu çerçevede, anonim şirketler, limited şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler bu raporu düzenlemekle yükümlüdür. Bunun yanında belediye, bakanlık gibi kamu kurumları da strateji, şeffaflık ve vizyon ortaya koymak için faaliyet raporları yaparlar.
Yıllık faaliyet raporları neden yapılır? İşlevi ve önemi nedir?
Yıllık faaliyet raporunda şirketin ilgili hesap dönemine ait iş ve işlemlerinin akışı, her yönüyle finansal durumu doğru, eksiksiz, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde yansıtılmak zorundadır. Bu raporlarda yöneticiler şirket faaliyetleri ile ilgili ortaklara hesap verirler.
- Faaliyet raporları stratejik yönetim sisteminin önemli bir unsurudur.
- Saydamlık ve hesap verilebilirliğin sağlanması için önemli bir araçtır.
- Faaliyet raporları kamusal kurumların işletme sistemi hiyerarşisinde orta ve uzun vadeli stratejik planların altında 1 yıllık zaman diliminde yapılanların Sayıştay performans denetimine sunulmasını sağlar.
Faaliyet raporlarının, raporlama ilkeleri…
- Sorumluluk İlkesi
- Doğruluk ve tarafsızlık ilkesi
- Açıklık ilkesi
- Tam açıklama ilkesi
- Tutarlılık ilkesi
- Yıllık olma ilkesi
Faaliyet raporlarını şirketlerde kimler, hangi yöneticiler hazırlar?
Faaliyet raorlarını anonim şirketlerde yönetim kurulu, limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulu bu raporu hazırlar. Bu raporları uygulamada büyük şirketlerde daha alt birimlerde çalışanlar hazırlasalar da raporun içeriğinin sorumluluğu yönetim kuruluna aittir.
Faaliyet Raporları Nasıl Yazılır?
28.08.2012 tarihli 28395 sayılı Resmi Gazetede “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” bu konu hakkında bilgi vermektedir.
Faaliyet raporlarında bulunması gereken zorunlu bilgiler nelerdir?
Yıllık faaliyet raporları şu bölümlerden oluşur:
1- Genel bilgiler,
2- Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar,
3- Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları,
4- Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler,
5- Finansal durum,
6- Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi,
7- Diğer hususlar
Genel Bilgiler – 1- Yıllık faaliyet raporunun genel bilgiler bölümünde aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur:
• Raporun ilgili olduğu hesap dönemi,
• Şirketin ticaret unvanı, ticaret sicili numarası, merkez ve varsa şubelerine ilişkin iletişim bilgileri ile varsa internet sitesinin adresi,
• Şirketin organizasyon, sermaye ve ortaklık yapıları ile bunlara ilişkin hesap dönemi içerisindeki değişiklikler,
• Varsa imtiyazlı paylara ve payların oy haklarına ilişkin açıklamalar,
• Yönetim organı, üst düzey yöneticileri ve personel sayısı ile ilgili bilgiler,
• Varsa; şirket genel kurulunca verilen izin çerçevesinde yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri hakkında bilgiler.
2- Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar bölümünde yer alması zorunlu hususlar:
• Sağlanan huzur hakkı, ücret, prim, ikramiye, kâr payı gibi mali menfaatlerin toplam tutarları,
• Verilen ödenekler, yolculuk, konaklama ve temsil giderleri ile ayni ve nakdi imkânlar, sigortalar ve benzeri teminatların toplam tutarlarına ilişkin bilgiler.
3- Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları bölümünde araştırma ve geliştirme çalışmaları ile bunların sonuçlarına ilişkin bilgilere yer verilir.
4- Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler bölümdeki zorunlu hususlar
• Şirketin ilgili hesap döneminde yapmış olduğu yatırımlara ilişkin bilgiler,
• Şirketin iç kontrol sistemi ve iç denetim faaliyetleri hakkında bilgiler ile yönetim organının bu konudaki görüşü,
• Şirketin doğrudan veya dolaylı iştirakleri ve pay oranlarına ilişkin bilgiler,
• Şirketin iktisap ettiği kendi paylarına ilişkin bilgiler,
• Hesap dönemi içerisinde yapılan özel denetime ve kamu denetimine ilişkin açıklamalar,
• Şirket aleyhine açılan ve şirketin mali durumunu ve faaliyetlerini etkileyebilecek nitelikteki davalar ve olası sonuçları hakkında bilgiler,
• Mevzuat hükümlerine aykırı uygulamalar nedeniyle şirket ve yönetim organı üyeleri hakkında uygulanan idari veya adli yaptırımlara ilişkin açıklamalar,
• Geçmiş dönemlerde belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı, genel kurul kararlarının yerine getirilip getirilmediği, hedeflere ulaşılamamışsa veya kararlar yerine getirilmemişse gerekçelerine ilişkin bilgiler ve değerlendirmeler,
• Yıl içerisinde olağanüstü genel kurul toplantısı yapılmışsa, toplantının tarihi, toplantıda alınan kararlar ve buna ilişkin yapılan işlemler de dâhil olmak üzere olağanüstü genel kurula ilişkin bilgiler,
• Şirketin yıl içinde yapmış olduğu bağış ve yardımlar ile sosyal sorumluluk projeleri çerçevesinde yapılan harcamalara ilişkin bilgiler,
• Şirketler topluluğuna bağlı bir şirketse; hâkim şirketle, hâkim şirkete bağlı bir şirketle, hâkim şirketin yönlendirmesiyle onun ya da ona bağlı bir şirketin yararına yaptığı hukuki işlemler ve geçmiş faaliyet yılında hâkim şirketin ya da ona bağlı bir şirketin yararına alınan veya alınmasından kaçınılan tüm diğer önlemler,
• Şirketler topluluğuna bağlı bir şirketse; (ı) bendinde bahsedilen hukuki işlemin yapıldığı veya önlemin alındığı veyahut alınmasından kaçınıldığı anda kendilerince bilinen hal ve şartlara göre, her bir hukuki işlemde uygun bir karşı edim sağlanıp sağlanmadığı ve alınan veya alınmasından kaçınılan önlemin şirketi zarara uğratıp uğratmadığı, şirket zarara uğramışsa bunun denkleştirilip denkleştirilmediği.
5- Finansal Durum bölümündeki zorunlu hususlar
• Finansal duruma ve faaliyet sonuçlarına ilişkin yönetim organının analizi ve değerlendirmesi, planlanan faaliyetlerin gerçekleşme derecesi, belirlenen stratejik hedefler karşısında şirketin durumu,
• Geçmiş yıllarla karşılaştırmalı olarak şirketin yıl içindeki satışları, verimliliği, gelir oluşturma kapasitesi, kârlılığı ve borç/öz kaynak oranı ile şirket faaliyetlerinin sonuçları hakkında fikir verecek diğer hususlara ilişkin bilgiler ve ileriye dönük beklentiler,
• Şirketin sermayesinin karşılıksız kalıp kalmadığına veya borca batık olup olmadığına ilişkin tespit ve yönetim organı değerlendirmeleri,
• Varsa şirketin finansal yapısını iyileştirmek için alınması düşünülen önlemler,
• Kâr payı dağıtım politikasına ilişkin bilgiler ve kâr dağıtımı yapılmayacaksa gerekçesi ile dağıtılmayan kârın nasıl kullanılacağına ilişkin öneri.
6- Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi bölümündeki zorunlu hususlar
• Varsa şirketin öngörülen risklere karşı uygulayacağı risk yönetimi politikasına ilişkin bilgiler,
• Oluşturulmuşsa riskin erken saptanması ve yönetimi komitesinin çalışmalarına ve raporlarına ilişkin bilgiler,
• Satışlar, verimlilik, gelir yaratma kapasitesi, kârlılık, borç/öz kaynak oranı ve benzeri konularda ileriye dönük riskler.
7- Diğer hususlar
• Yıllık faaliyet raporunun diğer hususlar bölümünde, faaliyet yılının sona ermesinden sonra şirkette meydana gelen ve ortakların, alacaklıların ve diğer ilgili kişi ve kuruluşların haklarını etkileyebilecek nitelikteki özel önem taşıyan olaylara ilişkin açıklamalara yer verilmesi zorunludur.
• Bu bölümde ayrıca, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla yönetim organının uygun gördüğü ilave bilgilere de yer verilebilir.
Faaliyet Raporları Denetime Tabi midir?
Kamu kurumlarında faaliyet raporlarını Sayıştay denetler. Diğer şirketlerde ise durum şu şekildedir:
Bağımsız denetime tabi olan şirketlerde yıllık faaliyet raporları denetçiler tarafından denetlenir. Bu raporların hazırlanmasını müteakip gecikmeksizin denetçiye verilmelidir. Denetimi yapılmayan yıllık faaliyet raporları, düzenlenmemiş sayılır.
